Asistente Administrativo

INSTITUTO INTERAMERICANO DE COOPERACIÓN PARA LA AGRICULTURA

AVISO DE CARGO VACANTE

TITULO DEL CARGO

Asistente Administrativo - y apoyo secretarial de la Unidad de Área del PROCAGICA para Nicaragua (Departamentos de Matagalpa, Jinotega y Nueva Segovia)

TIPO DE NOMBRAMIENTO

Temporal

FECHA DE AVISO: 14 de marzo, 2017

FECHA DE VENCIMIENTO: 27 de marzo, 2017

SEDE DE TRABAJO

Oficina de la UA dentro del Área Focal del PROCAGICA para Nicaragua

FINANCIAMIENTO

Recursos externos

CLASIFICACIÓN

Personal de Servicios Generales

Objetivo el cargo:

Conducir las acciones administrativas, financieras, contables, presupuestarias y de gestión de recursos humanos a cargo de la Unidad de Área (UA) para Nicaragua (zona de Matagalpa, Jinotega y Nueva Segovia), así como brindar apoyo al Coordinador en la gestión secretarial y logística en  cumplimiento de los objetivos del  Programa Centroamericano de Gestión Integral de la Roya del Café (PROCAGICA), de acuerdo a  las normas y procedimientos del IICA, y el instrumento jurídico pactado entre el IICA y la Unión Europea.

Funciones principales:

1. Apoyar en la planificación presupuestaria-financiera del Plan Operativo Global (POG)  y Plan Operativo Anual (POA) del PROCAGICA, correspondiente a la Unidad de Área.
2. Velar por la correcta ejecución administrativa y financiera de los recursos del programa en cumplimiento con lo establecido en la normativa institucional del IICA y el instrumento jurídico del Programa.
3. Mantener comunicación y coordinación permanente con la Unidad Ejecutora Regional (UER) para los procesos de planeación, ejecución, seguimiento y control de recursos y actividades del programa, correspondiente a la Unidad de Área.
4. Coordinar con la Representación del IICA en Nicaragua, la gestión de recursos y fondos para la ejecución de las acciones de la UA en los territorios, de acuerdo con lo aprobado por la UER en los planes operativos anuales.
5. Asesorar y brindar apoyo al Coordinador de la UA en la toma de decisiones de gestión administrativa, financiera y de recursos humanos y secretariales.
6. Preparar informes administrativos y financieros según lo requiera la Unidad Ejecutora Regional y la Representación del IICA en Nicaragua.
7. Apoyar la comunicación interna y coordinación de la UA con la UER y otras instancias vinculadas, sean estas institucionales, nacionales, locales y/o socios estratégicos, Organizar la agenda de la UA, ordenando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, comunicaciones, entre otros) según los requerimientos de la UA, de acuerdo a disponibilidad de horarios y validación con la Coordinación.
8. Preparar las acciones administrativas pertinentes para facilitar las evaluaciones y auditorías realizadas al Programa.
9. Resguardar de forma completa y actualizada la correspondencia y documentación entrante y saliente de la UA (cartas, documentos físicos y digitales, oficios, memorandos, publicaciones, entre otros), realizando el registro respectivo y entregándose a los destinatarios correspondientes, considerando la relevancia del caso y asegurando que la información sea entregada, esta información deberá ser de fácil acceso para el personal de la UA.
10. Apoyar en las acciones de comunicación y visibilidad del programa a nivel local, nacional y regional, elaborar y completar documentación, redactando y transcribiendo cartas, oficios, memorandos, entre otros, e imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de la UA.
11. Brindar apoyo logístico en la organización y seguimiento de reuniones, talleres, foros y otros eventos afines, así como planificar agendas, coordinar viajes y actividades de la Unidad de Área (compra de boletos, reservas de hotel, otros) y planificación según naturaleza de cada actividad, verificando el cumplimiento de objetivos para los usuarios y la optimización de recursos.
12. Participar en eventos (reuniones, seminarios, talleres, etc.) nacionales y regionales vinculados al Programa cuando así se requiera, llevar un registro y control de expedientes en físico y digitales de los mismos.
13. Realizar trámites de adquisición de bienes y servicios, control de inventario y activos fijos, así como del manejo y conservación del acervo documental relacionado con el Programa, para asegurar las condiciones de las instalaciones donde opera la UA en cuanto a la disponibilidad de equipos, insumos de oficinas, video conferencias, para su debida disposición en  reuniones y actividades de trabajo.
14. Velar por el uso adecuado de los recursos del Programa, bajo principios de transparencia, responsabilidad y control.

Requisitos y competencias

Educación:

Licenciatura en Administración de Empresas o Contaduría con al menos 5 años de experiencia operativa en administración de proyectos.

Idiomas:

• Español lengua materna

Experiencia:

Contar con experiencia profesional comprobada de al menos 5 años desarrollando procesos administrativos empresariales, coordinación o administración de proyectos económicos y sociales, registros y resultados contables y financieros, administración de recursos humanos y económicos, planeación y manejo de indicadores de gestión y de preferencia, trabajo con organizaciones públicas o privadas del sector agropecuario, que pueda redactar notas, memorandos y con capacidad de controlar toda la documentación contable, administrativa y financiera del programa. Basta experiencia en el área logística de preparación de eventos.

Conocimientos requeridos:

• Gestión administrativa y financiera
• Gestión de recursos humanos
• Administración de proyectos
• Elaboración y formulación de documentos financieros
• Capacitación – desarrollo de capacidades
• Gestión de conocimiento y sistemas de información
• Prácticas secretariales
• Logística.

Competencias específicas:

• Análisis y resolución de problemas
• Capacidad analítica y de síntesis
• Capacidad de planificación y organización
• Comunicación escrita y oral
• Construcción de relaciones y redes de trabajo
• Dirección o supervisión de personal
• Liderazgo y dirección de equipos de trabajo
• Negociación
• Orientación a resultados

Los y las candidatas podrán presentar su oferta de servicios entre el 14 al 27 de marzo de 2017. Para ello, deberán enviar su Currículo Vitae, adjuntando copia de la cédula de identidad, carta de intención y aspiración salarial, a la dirección electrónica  procagica.ni.administrativo@iica.int, Representación del IICA en Nicaragua. Se estudiarán todas las ofertas de candidatos (as) calificados (as) sin distinción de género, religión y origen étnico.