Renuevan a IICA Uruguay su certificación en gestión de calidad
Montevideo, Uruguay, 3 de diciembre, 2009 (IICA). La Oficina en Uruguay del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) fue nuevamente reconocida con la certificación ISO 9001:2008 del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
Esta certificación es otorgada tras una exhaustiva auditoría sobre el desempeño institucional por parte del Instituto Uruguayo de Normas Técnicas (UNIT) y la cual es validada internacionalmente por la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR)
La primera certificación fue obtenida en 2006 y se le dio seguimiento en 2007 y 2008.
El informe de auditoría fue dictaminado sin ninguna “No conformidad”, es decir, que la Oficina del IICA en Uruguay cuenta con un sólido e integrado sistema de gestión, cuyas principales fortalezas son:
- el compromiso de la dirección y de todo el personal,
- el seguimiento de los procesos y las actividades a través del uso de herramientas informáticas,
- y un decidido enfoque al cliente.
Desde hace cinco años, la Oficina del IICA en Uruguay decidió aplicar una filosofía de gestión organizacional conocida como Mejora Continua (MC), que desarrolla la eficacia y eficiencia de los servicios de cooperación técnica.
“Esta filosofía se sustenta en la aplicación del Ciclo de Deming, que permite planificar, hacer, medir, corregir y volver a hacer, y cuyo último fin es la creación de organizaciones inteligentes, que son aquellas que en lugar de buscar culpables, crecen a partir del aprendizaje y capitalización de sus propios errores”, explicó el Representante del IICA en Uruguay, Manuel Otero.
La Organización Internacional para la Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés) es la encargada de promover el desarrollo de normas internacionales. Le corresponde estandarizar las normas de productos y seguridad en empresas u organizaciones en el mundo.
Entre las diferentes opciones para seguir el camino de la MC, el IICA en Uruguay optó por la vía de aplicar el ISO 9001:2008, norma que permitir realizar una auditoría certificable dentro y fuera del país.
De acuerdo con Otero, “el hecho de certificar la gestión de nuestra Oficina en Uruguay, nos permite corroborar que estamos considerando correctamente los procesos técnicos y de apoyo, que influyen directa e indirectamente en la cooperación que brindamos a este país”.
El Sistema de Gestión de Calidad obliga a que todas las actividades sean representadas en un mapa de procesos y cada uno de ellos sea desarrollado de forma correcta para garantizar la certificación.
Entre otras cosas, se hacen mediciones que evidencian que los procesos están bajo control, se evalúa su grado de cumplimiento y también la satisfacción de los clientes. “Así es como detectamos desviaciones, oportunidades de mejora y acciones correctivas”, puntualizó Otero.
El modelo de certificación también obliga a explicitar una política, objetivos y planes de alta calidad. Esto garantiza que todas las actividades certificadas respetan las leyes del país y cumplen con la normativa institucional.
“Estamos alineados con las orientaciones del Instituto definidas en el Plan de Mediano Plazo, la Agenda Nacional de Cooperación Técnica, la Regional y en el Plan de Acción Anual”, explicó el Representante.
El grado de satisfacción de los clientes externos e internos (socios institucionales, personal de la Oficina del IICA en Uruguay y diferentes miembros del Instituto en Sede Central) es consultado por medio de encuestas que miden la percepción que tienen sobre el servicio que les ofrece esta Oficina. Las encuestas se aplican anualmente y se complementan con encuestas específicas relacionadas con seminarios, talleres y eventos de capacitación.
La certificación de calidad obtenida por la Oficina del Instituto en Uruguay ha permitido mejorar el desempeño por medio de:
- Planes de Calidad: elaborados a partir de las acciones prioritarias identificadas dentro del Plan de Acción Anual; permiten hacer seguimiento efectivo del grado de cumplimiento de las actividades programadas.
- Registro Anual de Actividades: en donde se incluyen a través de una planilla Excel, todas las actividades programadas y no programadas. Este repositorio incluye agendas, documentos, listado de participantes, registros fotográficos, resultados de encuestas y cualquier material de interés de actividades específicas. Ayuda a simplificar la elaboración de informes y sirve como memoria institucional.
- Agenda Semanal de Actividades: de manera ininterrumpida, desde hace más de año y medio, se anticipan semanalmente las actividades que el Representante y el equipo técnico realizarán con el fin de hacer “trazabilidad” de las actividades.
- Cuadro de Mando Integral (CMI): aún en etapa de desarrollo, el CMI es una herramienta de gestión con indicadores estratégicos y planes de acción que permite monitorear el cumplimiento de los objetivos.
- Mapa de Alianzas Estratégicas: se hace monitoreo sobre la evolución y el tipo de relacionamiento con los principales socios estratégicos con los que se vincula el IICA.
- Plan Anual de Capacitación: en conjunto con la Matriz de Conocimientos y Polivalencia, recoge necesidades de formación y desarrollo del personal y permite preparar cambios de tecnología, estrategias institucionales e inducción de nuevo personal. También se integran al Plan iniciativas del personal que permiten su actualización profesional/técnica.
- Sistema de Oportunidades de Mejora: a través este el personal de la oficina puede registrar con sugerencias personales o grupales, acciones destinadas a la mejora continua del sistema.
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